Política de tratamiento de datos personales


La siguiente política de tratamiento de datos personales, ha sido elaborada de conformidad con lo dispuesto en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y demás normas concordantes que regulen la protección de datos personales, y será aplicada por PRODUCTOS INFANTILES S.A.S. con el fin de regular todo lo referente a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, cesión, trasferencia y demás actividades que constituyan el tratamiento de datos personales.

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I. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Será responsable del tratamiento de los datos personales suministrados y tratados de acuerdo a las finalidades que posteriormente serán definidas, la sociedad PRODUCTOS INFANTILES S.A.S., en adelante PIFANTI, identificada con NIT 811.006.898 – 6, cuyo objeto social es la fabricación de artículos textiles, y se encuentra domiciliada en el municipio de Itagüí – Antioquia, en la Calle 77ª N° 45A – 12, con número de teléfono 322 50 80 y correo electrónico protecciondedatos@pifanti.com

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II. CONCEPTOS GENERALES

Los términos que serán empleados en el desarrollo de la presente política de tratamiento de datos, serán entendidos como a continuación se describen:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Titular de la información. Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos, sujetos del derecho de hábeas data y demás derechos legales.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia de datos: Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión de datos: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Dato personal. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica.
Dato público. Son todos aquellos que no sean semiprivados o privados, y cuyo tratamiento no requiere autorización del Titular de la información. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio, de actividad comercial o de servicios.
Dato sensible: Se entiende por dato sensible aquel que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Información financiera, crediticia, comercial y de servicios: Es aquella que refiere al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
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III. PRINCIPIOS RECTORES

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos. El Tratamiento es una actividad reglada, razón por la cual PIFANTI se sujeta a las disposiciones normativas establecidas para la materia.
Principio de finalidad. Los datos personales administrados por PIFANTI, tienen finalidades específicas y definidas, las cuáles son informadas a través de la presente Política de Tratamiento de Datos y, en todo caso, al inicio de la relación comercial y/o de servicios que se contrate.
Principio de acceso y circulación restringida. El tratamiento de datos se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones legales y la Constitución, razón por la cual sólo se realiza por personas autorizadas por el titular y/o por terceros autorizados.
Principio de temporalidad de la información. La información del titular no podrá ser suministrada a usuarios o terceros cuando deje de servir para la finalidad del banco de datos.
Principio de seguridad. La información sujeta a tratamiento será manejada implementando las medidas técnicas que sean necesarias para garantizar la seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad. Todas las personas que intervienen en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, se encuentran obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento de datos.
Principio de libertad. El tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, será realizado con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad de los registros o datos. La información contenida en los bancos de datos debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el registro y divulgación de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
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IV. DERECHOS DE LOS TITULARES DELA INFORMACIÓN

Los titulares de la información recopilada por PIFANTI, de manera directa o a través de sus representantes, apoderados y/o causahabientes, podrán ejercer los derechos descritos a continuación:

Derecho de conocimiento: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el poder de PIFANTI para efectos de consultarlos, cada vez que lo consideren pertinente, o cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Derecho de actualización: El titular de la información tiene derecho a actualizar sus datos personales cuando estos sean parciales, fraccionados o incompletos.

Derecho de rectificación: El titular de la información tiene derecho a rectificar sus datos personales cuando aquellos son inexactos o induzcan a error.

Derecho de supresión o revocación: El titular de la información podrá revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. No procederá la revocatoria cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanencia en la base de datos.

Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento.

Derecho a ser informado: respecto del uso del dato personal.

Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.

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V. CARACTERIZACIÓN DE BASE DE DATOS

Los datos personales suministrados a PIFANTI, y sobre los cuales se realizará el tratamiento teniendo en cuenta lo establecido en la presente política, se han agrupado y caracterizado en las siguientes bases de datos:

  1. Accionistas: Son aquellas personas que figuran como socios de la sociedad PRODUCTOS INFANTILES S.A.S.
  2. Empleados aspirantes, y/o prestadores de servicio: Son aquellos que se encuentran o se encontraron vinculados a través de un contrato de trabajo o de prestación de servicios, directamente con la sociedad PRODUCTOS INFANTILES S.A.S.
  3. Proveedores y contratistas: Son las sociedades y/o personas naturales encargadas de proveer productos y/o servicios para el adecuado desarrollo del objeto social de PRODUCTOS INFANTILES S.A.S.
  4. Clientes directos: Son las sociedades y/o personas naturales comercializadoras a quienes PRODUCTOS INFANTILES S.A.S., en desarrollo de su objeto social, provee productos para que éstos los comercialicen en los diferentes mercados en los cuales actúan.
  5. Cliente final: Son los datos de las personas naturales que realizan la compra de los productos elaborados por PRODUCTOS INFANTILES S.A.S., a través de las diferentes comercializadoras o Clientes Directos de PIFANTI.
  6. Influenciadores: Son aquellas personas a las que, por su alto número de seguidores en redes sociales, se envían obsequios de las diferentes marcas de PRODUCTOS INFANTILES S.A.S., con el fin de realizar un marketing indirecto.

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VI. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Los datos personales por usted proporcionados a PIFANTI, se almacenarán en nuestras bases de datos y serán utilizados para alguna (s) de las siguientes finalidades:

Accionistas.

Empleados, aspirantes y/o prestadores de servicio.


Proveedores y contratistas.

Clientes directos.

Cliente final.

Influenciadores.

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VII. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y/O DE MENORES DE EDAD

Para el tratamiento de datos sensibles o datos cuyo titular sea un menor de edad, PIFANTI, manifiesta que se desarrollaron medidas de seguridad necesarias para su protección y señala lo siguiente:

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VIII. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS

1. Comunicarse con PIFANTI, a través de alguno de los siguientes canales de atención:

➢ Dirección: Calle 77ª N° 45A – 12
➢ Correo electrónico: protecciondedatos@pifanti.com
➢ Teléfono: (4) 322 50 80

2. Solicitar y diligenciar el formulario de Consultas, Actualizaciones, Reclamaciones o Supresiones – C.A.R.S.

3. Radicar el formulario debidamente diligenciado y firmado por el titular de la información, sus representantes, apoderados y/o causahabientes debidamente certificados.

Parágrafo: En todos los casos se deberá indicar la siguiente información: Nombre e identificación del Titular, los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer en caso de que los hubiere, la dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite y una descripción precisa y completa de los hechos que originan el trámite.

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IX. TÉRMINOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, ACTUALIZACIONES, RECLAMOS Y/O SUPRESIONES – C.A.R.S.

Consultas y actualizaciones: Se resolverán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado con dos (2) días hábiles previos al vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos: Si se evidencia que la información contenida en una base de datos de PIFANTI, debe ser objeto de rectificación, corrección, actualización, supresión o se observe el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes legales, podrá realizar reclamaciones a por medio de cualquiera de los canales de comunicación ilustrados anteriormente. Una vez recibida la respectiva reclamación PIFANTI contará con el término quince (15) días hábiles para resolverla, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible dar trámite al requerimiento, dentro de dicho término, se informará al interesado con dos (2) días hábiles previos al vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

En caso de que PIFANTI, no sea competente para resolver el reclamo presentado, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Si el reclamo resulta incompleto, PIFANTI requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de la reclamación.

Una vez recibido el reclamo, PIFANTI incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

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X. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

PIFANTI cuenta con infraestructura y mecanismos de seguridad técnica, humana y administrativa para salvaguardar la información de los titulares, e impedir el acceso no autorizados a sus datos o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de los mismos.

El acceso a los datos personales está restringido a empleados, contratistas, representantes y agentes de PIFANTI encargados del tratamiento de los datos personales y/o que necesitan conocer los mismos para desempeñar sus funciones y desarrollar el objeto social de la empresa.

De igual manera se informa que los datos recolectados podrán ser almacenados y/o procesados en servidores, bien sean propios o contratados con terceros proveedores, así como en medio físico y/o magnético directamente ubicado en las instalaciones del PIFANTI, lo cual es autorizado por los titulares de la información al momento de aceptar el tratamiento de sus datos personales.

Debido a que la circulación de información a través de internet no es 100% segura, ni se puede garantizar completamente su confidencialidad, el titular de la información asume el riesgo que ello implica, y se responsabiliza de todos los programas y/o medidas de seguridad con las que cuenten sus equipos o redes de navegación, toda vez que no somos responsables de la información que se conozca por factores e ellos atribuibles, como, por ejemplo, un virus.

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XI. CESIÓN DE DATOS

Cuando por motivos contractuales los proveedores, prestadores de servicios o terceros colaboradores de PIFANTI soliciten la cesión de la información contenida en bases de datos que maneja la empresa, deberá expresar por escrito, de manera clara e inequívoca, la necesidad que motiva dicha petición, confirmará que para el uso de la información contenida en esa (s) base (s) de datos se acogerá a la política para el tratamiento de datos personales implementada por PIFANTI y hará saber las medidas de seguridad utilizadas una vez sea entregada la base de datos solicitada.

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XII. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Los datos personales incorporados en la Base de Datos de PIFANTI Estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades y para permitir el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales, plazo que generalmente es de diez (10) años contados a partir del último tratamiento realizado. Una vez vencidos estos plazos y de acuerdo a lo establecido en normatividad referente a archivo de datos, se procederá a la eliminación de los archivos físicos y/o magnéticos que contengan la información personal, así como los datos personales que figuren en las bases de datos.

Se exceptúan del plazo anteriormente indicado, las bases de datos correspondientes a relaciones de tipo laboral, las cuales deberán ser conservadas por un período mínimo de treinta (30) años.

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XIII. PUBLICIDAD Y VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales deroga las demás políticas que sobre el tema hayan sido publicadas, y se entenderá vigente desde el día cinco (05) de junio de 2017.

Representante Legal
PRODUCTOS INFANTILES S.A.S.